در این مقاله با بهترین شیوه های برقراری ارتباط از راه دور به عنوان یک دورکار آشنا خواهیم شد.در ادامه یاد خواهیم گرفت که چه ملاحظاتی را در نظر بگیریم و چه ابزارهایی مناسب کار ما هستند و همچنین چگونه ارتباط موثرتری با دیگر تیم ها داشته باشیم. در ادامه به نکات بسیار مهمی اشاره خواهیم کرد که برای هر فعال دور کار مورد نیاز است.

به عنوان یک دورکار ، من همیشه به دنبال ترفندها و چک لیست ها هستم تا زندگی کاری خود را آسان‌تر کنم. من یک لنز واید ارزان ساخته‌ام ، بنابراین بهتر می‌توانم همکارانم را ببینم، یک robot cart ساخته ام بنابراین آنها فراموشم نخواهند کرد، من کارت های 4g را امتحان کرده ام، بنابراین می‌توانم در هر جایی به صورت آنلاین هم‌کاری کنم، از یک دوربین با وضوح بالا برای چت ویدویی استفاده میکنم.

 Jonathan Tuliani، یک فعال از راه دور در دوبلین ( یا شاید ما از راه دور باشیم ) در تیم Azure فهرستی عالی از نکاتی برای ارتباطات از راه دور ارسال کرد.

اینجا فهرستی از نکات را داریم که از یک ایمیل بازنشر کرده ایم البته با مجوز.

نمایش ملاحظات

تماس‌ها را به صورت دستی در ساعات کاری تنظیم کنید. از مشغول کردن خود  با جلسات محلی در طول ساعات مشترک اجتناب کنید. جمعه‌ها معمولا یک انتخاب خوبی نیست.

سروقت شروع کنید. مدیران باید قبل از شروع تماس، یک نشست زنده برپا کنند. شرکت کنندگان همیشه باید سر موقع حضور داشته باشند.

اگر نمی‌توانید به موقع حضور داشته باشید، حداقل ۱۸ ساعت قبل آن را کنسل کنید یا رد کنید. تغییر برنامه برای شرکت در یک جلسه از پیش تعیین نشده خوب نیست. مطمعن شوید که مخاطبین شما حتما از کنسل شدن قرار باخبر شود ( آن‌ها ممکن است در خواب باشند ).

بهترین حالت را فرض کنید. اگر تیمی در جلسه شما حضور پیدا نکرد، احتمالا به خاطر فقدان آگاهی یا سو تفاهم است. قبل از نتیجه‌گیری و یا داوری، اول شفاف سازی کنید و مطمعن شوید.

از ابزارهای مناسب استفاده کنید

-ابزار مناسب را انتخاب کنید. Office Communicator برای جلسات گروهی کوچک و یک به یک عالی است ولی  LiveMeeting معمولا برای جلسات گروهی بزرگ بهتر است.

-از ویدئو استفاده کنید. دیدن چهره‌ها، کیفیت ارتباط را افزایش می‌دهد و هم چنین به ایجاد تمرکز کمک می‌کند و مانع از پرت شدن حواس افراد می شود، مثلا مانع از داشتن مکالمه جانبی، یا بررسی ایمیل و غیره می‌شود.

-در یک گروه، از یک میزگرد ملاقات استفاده کنید. و وقتی از ویدیو استفاده میکنید استفاده از میکروفون های ضد نویز بسیار مناسب است. دقت کنید که تمام اتاق‌های ملاقات شما یکی از آن‌ها داشته باشد.

-وقتی تنها هستید از یک هدست استفاده کنید. کیفیت صدا برای هر دو طرف بسیار بهتر می شود.

-از میکروفون لپ تاپ خود استفاده نکنید. میکروفون‌های لپ تاپ کیفیت پایینی دارند و ازصدای فن، هارد و صفحه‌کلید شما نویز می گیرند. از میکروفون روی webcam خود استفاده کنید و یا در عین حال بهتر است یک میکروفون خارجی داشته باشید.

-با ابزار های خود بسیار آشنا شوید. مطمئن شوید که می‌توانید به سرعت یک جلسه را آماده کنید تا  به موقع شروع به کار کنید. همه ویژگی‌های موجود را یاد بگیرید. زمانی را برای جلسه با تیم محلی خود برای تمرین و اکتشاف تنظیم کنید.

بشنوید و درک کنید

-به وضوح و به آرامی صحبت کنید. این نوع ارتباطات همیشه با وضوح کامل نیستند.

-دقیق باشید. کمک کنید که جلسه را کوتاه و سازنده نگه دارید.

-در یک زمان فقط یک نفر صحبت کند، در غیر این صورت هیچ‌کس نمی‌تواند شنیده شود.

-از دیگران بخواهید که اگر همه ی حرف های شما را به واضح شنیده اند، تایید کنند.

-نزدیک میکروفون بنشینید، به خصوص اگر صدای شما نازک است.

-دیدگاه دیگران را بپرسید. سخت است که مکالمه تلفنی را قطع کنیم.

-از اصطلاحات حرفه‌ای و اصطلاحات خاص دوری کنید. انگلیسی زبان اول همه افراد حاضر در تیم نیست و می‌تواند در فرهنگ‌های مختلف بسیار متفاوت باشد.

-ملاقات های چهره به چهره داشته باشید در زمان های مختلف. ملاقات با شخص باعث افزایش دانش شما از هر گونه رفتارها و سبک ارتباطی می‌شود. ارتباطات از راه دور بعدی بسیار پربارتر و  قابل درک تر می شوند.

نشست‌های خود را موثر کنید

-محل مناسب را انتخاب کنید. از جلسات به جای ایمیل طولانی برای بحث در مورد مسائل پیچیده استفاده کنید. برای جلسات کوچک، اغلب بهتر است که همه در دفتر خود باشند تا استفاده از یک اتاق ملاقات - این کار برابری بین اعضای تیم محلی و درکار را افزایش می‌دهد.

-زمینه و اهداف را به اشتراک بگذارید. زمینه مشترک برای ارتباط شفاف حیاتی است. اغلب فرضیاتی وجود دارند که شما در یک مکان خاص براساس مذاکرات جانبی و غیره می‌دانید.

-یک اسلاید را به اشتراک بگذارید. اگر همه به یک چیز نگاه کنند، پی‌گیری مکالمه بسیار ساده‌تر است. حتی اگر از طریق واسط OC و یا LiveMeeting به اشتراک گذاشته شود، اسلاید و یا لینک به اسلاید را از طریق ایمیل ارسال کنید ( اتصالات خانگی می‌توانند کند باشند ) و هر اسلاید را جداگانه فراخوانی کنید.

-ضروت جلسه را زود بفرستید. بعد از هر جلسه، صورت جلسه  را با همه تصمیمات و از جمله تمام اقدامات به صورت شفاف به مالکان ارسال کنید. از یادداشت‌های مرموز و یا اسرار آمیز اجتناب کنید - تصور کنید آن‌ها توسط فردی که شش ماه بعد آنجا نبود گزارش داده یا گزارش شده‌اند.

-ایده های خود را در ساعات فراغت ضبط کنید. به اشتراک گذاشتن آنها با دیگر اعضای تیم به کل تیم کمک میکند.

کار کردن با پست الکترونیکی

-شفاف و دقیق باشید. خیلی آسان است که ایمیل را به خصوص در فرهنگ‌های مختلف و دیگر زبان‌ها به اشتباه تفسیر کنند. پیش از ارسال، ایمیل‌های خود را بازخوانی کنید.

-همه چیز را مستندسازی کنید. سند تمام تصمیمات را مستندسازی کنید - اگر در ایمیل ثبت نشود، این اتفاق نمی افتد.

-همه چیز را به اشتراک بگذارید. از ایمیل استفاده کنید تا راهرو رو به رو، دفتر، زمان ناهار و یا گفتگوهای پس از ملاقات را به اشتراک بگذارید.

-جامع باشید. زمانی را برای خواندن و پاسخ دادن قبل از بستن این موضوع اختصاص دهید.

 -dls جامع را تنظیم کنید. داشتن تمام سهامداران در لیست‌های توزیع مناسب، آسان‌ترین راه برای حفظ کردن سایر سایت‌ها است.    DL  کاربران را مخفی نکنید.

-همه سوالات پرسیده شده پاسخ دهید. پاسخ‌های ناقص منجر به سرخوردگی و تلف‌شدن زمان می‌شود.

-از سوالات غیر ضروری اجتناب کنید. بپرسید " آیا واقعا برای پاسخ دادن به این سوال ارزش ۲۴ ساعت وقت دارد؟ آیا می‌توانم خودم جوابش را بدهم یا از یک نفر محلی بپرسم ؟ یک خط را با یک سوال ناچیز مسدود نکنید.