آیا تا به حال زمان و انرژی خود را برای پروژه ای اختصاص داده اید که در نهایت حوزه مسئولیت های شما فراتر از نیازمندی های ابتدایی می رود؟ آیا می دانید اسکوپ کریپ می تواند چه تاثیراتی در انجام پروژه داشته باشد؟ احتمالا همه اسکوپ کریپ (Scope creep) را تجربه کرده ایم. چه در زندگی شخصی یا شغلی خود به اسکوپ کریپ یا جابجایی محدوده کاری برخورد کرده باشید یا نه، همه دیر یا زود قربانی آن می شویم. با خود فکر می کنید: «این کار آن چیزی نیست که من ثبت کرده ام.» «ای کاش می دانستم می خواهم وارد چه کاری بشوم.». همه این موارد از اسکوپ کریپ یا جابجایی محدوده کاری نشات می گیرد.

تاثیرات اسکوپ کریپ بر کار و زندگی

وقتی در حوزه طراحی وب به اسکوپ کریپ توجه نشود، باعث استرس و صرف زمان و پول بیشتری می شود. راه حل آن چیست؟ شما باید یاد بگیرید که چطور موقعیت های اسکوپ کریپ بالقوه را شناسایی کنید و به آن رسیدگی کنید. با این کار یاد خواهید گرفت چطور ارتباط خود را با مشتری ها بهتر کنید، پروژه های طراحی وب خود را در مسیر اصلی نگه دارید و همچنین در بعضی موارد یک مشکل مدیریت پروژه را به یک فرصت کسب و کاری جدید تبدیل کند. اسکوپ کریپ ها در بسیاری از موارد باعث تاخیر در تحویل پروژه می شوند و در نتیجه این موضوع باعث ایجاد استرس و کاهش بازدهی طراحان خواهد شد. گاهی اوقات تاثیراتی که افزایش حجم کاری بر پروژه می گذارد، می تواند جبران ناپذیر باشد. چرا که در بعضی از شرایط وجود اسکوپ کریپ های بیشمار، باعث شکست پروژه شده است یا اینکه سودمندی ناشی از پروژه را کاهش داده است.

اسکوپ کریپ (Scope Creep) چیست؟

اسکوپ کریپ یک واژه برای مدیریت پروژه است که می تواند در هر نوع مسئولیت حوزه کار یا زندگی دیده شود. اسکوپ کریپ یا جابجایی محدوده و محتوای پروژه زمانی رخ می دهد که مقیاس یک پروژه از حد معمول فراتر می رود یا از حد و مرزهای اهداف و مقاصد اصلی عبور می کند. اسکوپ کریپ تعدادی نام مستعار دارد که شامل جابجایی ماموریت و جابجایی نیازمندی می شود.

ویژگی های اسکوپ کریپ در طراحی وب

با توجه به طبیعت کسب و کار و پروژه های شما، اسکوپ کریپ چهره های مختلفی به خود می گیرد. برای طراحان وب، مشتری ها وقتی از وب سایت های دیگر بازدید می کنند، اغلب می خواهند موارد جدیدی به درخواست اصلی خود اضافه کنند. بعضی از فرم های رایج اسکوپ کریپ شامل موارد زیر می شود:

تصاویر تازه در هر بازدید سایت

اسلایدهای تصویر نامحدود

شمارشگر صفحات

کپی وب و محتوا

صفحات اضافه

خدمات بلاگ

نصب و مدیریت حساب رسانه اجتماعی

به روزرسانی های دوره ای

خدمات سئو

این ها مواردی هستند که شاید بیشتر مشتری ها گمان کنند در طراحی یا طراحی دوباره یک وب سایت اضافه شده است. درست است که می توان این خدمات و ویژگی ها را به مشتری ها ارائه داد، اما باید خیلی مراقب اتفاقی اضافه کردن آنها همزمان با پیشرفت پروژه باشید.

در عوض، شما باید هر یک از خدمات افزوده را در گفتگوهای ابتدایی با مشتری های خود مشخص کنید. اگر مشتری ها می خواهند این خدمات را اضافه کنند، باید این موارد را به قرارداد یا توافقنامه پروژه خود اضافه کنید. همه چیز را خیلی جزئی توضیح دهید. برای مثال اگر می خواهید سایت را به صورت دوره ای به روزرسانی کنید، این «دوره» هر چند وقت یکبار است؟

دلایل

در حالی که با توجه به نوع کسب و کار و پروژه، اسکوپ کریپ شاید در شکل های مختلفی رخ دهد، اما این سه دلیل اسکوپ کریپ برای تمام کسب و کارها و صنعت ها از جمله طراحی وب صدق می کند.

1.ارتباط ضعیف بین طراح و مشتری

با توجه به اینکه برخی از مشتری ها نمی دانند شما چه کارهایی می توانید برای آنها انجام دهید، شاید یک مشتری نتواند به طور واضح به شما بگوید چه چیزی می خواهد. از سوال های جستجوگر استفاده کنید تا اولویت ها و اهداف را برای وب سایت آنها تعیین کنید. سوالاتی بپرسید تا مشخص شود بودجه آنها چقدر است و در تلاش هستند چه زمانی پروژه آنها تکمیل شود. با نشان دادن پوشه کار خود (یا حداقل چند سایت دیگری که طراحی کرده اید)، به آنها کمک می کنید تا تصویر واضحی از همه چیز داشته باشند، برای مشتری ها نرخ های مختلفی ارائه دهید و به آنها ایده ای بدهید که چقدر یک طراحی وب ساده یا جزئی تر طول می کشد.

2.عدم سازماندهی در طول تکمیل پروژه

با توجه به اینکه اسکوپ کریپ زمان و منابع بیشتری می خواهد، می تواند عامل اصلی یک پروژه طراحی وب غیر سازماندهی شده باشد. اینکه دقیقا بدانید چه چیزی قرار است تکمیل شود، توسط چه کسی و چه زمانی باید انجام شود، طراحان و مشتری ها را آگاه نگه می دارد.

3.عدم وجود یک قرارداد یا توافقنامه جزئی

اگر چیزی مشخص نشده است و هیچ چیز در یک توافقنامه یا قرارداد کتبی ذکر نشده است، مشتری شما خیلی راحت تر می تواند برخی گزینه های اضافه را از شما بخواهد. اگر بتوانید نشان دهید که کار خارج از توافقنامه است، خیلی راحت تر می توانید هزینه بیشتری بابت کار اضافه از مشتری خود بخواهید.

تاثیر اسکوپ کریپ در پروژه های طراحی وب

اسکوپ کریپ نتایج منفی زیادی دارد. وقتی حجم کار افزایش پیدا کند، می تواند باعث استرس تیم طراحی شود و در نهایت کیفیت کار را کاهش دهد. کار بیشتر، شما را از کار برای مشتری های دیگر دور می کند یا شما را مجبور می کند به یک فرد دیگر پول پرداخت کنید تا کارهای اضافه شده را انجام دهد. در بعضی از موارد، اسکوپ کریپ به معنی بازگشت به عقب برای انجام تغییرات در کاری است که در حال حاضر انجام داده اید.

اسکوپ کریپ به غیر از این که توسط طراح به آن اشاره شود، به معنی صرف زمان بیشتر برای انجام کار بیشتر، اما بدون دریافت پول بیشتر می باشد؛ بنابراین باعث کاهش سودمندی می شود. با وجود اسکوپ کریپ خیلی سخت می توان پروژه را در زمان مقرر به اتمام رساند. استرسی که اسکوپ کریپ اضافه می کند، می تواند منجر به رابطه های نامناسب بین مشتری ها و بین اعضای تیم توسعه و طراحی شود. در بدترین شرایط، اسکوپ کریپ می تواند منجر به شکست یا عدم تکمیل پروژه شود.

چطور از اسکوپ کریپ ها اجتناب کنیم

ارتباط، سازماندهی و برنامه ریزی واضح در هر مرحله پروژه می تواند تاثیرات منفی اسکوپ کریپ را در پروژه طراحی وب بعدی شما کاهش دهد.

قبل از اینکه پروژه شروع شود، انتظارات واضحی برای مشتری خود تعیین کنید. انتظارات مالی، زمان و قابل تحویل بودن کار، باید قبل از شروع به طور واضح مشخص شوند.

یک قرارداد رسمی یا توافقنامه پروژه بنویسید. هر چه می توانید جزئیات را در قرارداد وارد کنید. این آیتم ها شامل طراحی، توسعه، تعداد صفحات، تعداد بازبینی ها و هر کار طراحی گرافیکی یا کپی وب می شود.

یک تاریخ خاص را برای تکمیل پروژه مشخص کنید. اگر مشتری شما بخواهد آیتم هایی را به پروژه اضافه کند، به راحتی می توانید به آن اشاره کنید. گاهی اوقات مشتری ها به دلیل انجام تبلیغات شروع یک کسب و کار جدید یا طراحی دوباره وب سایت، شما را تحت فشار قرار می دهند. پس این کار می تواند راه حل خلاص از فشار زمانی باشد.

کارهای قابل تحویل را تعریف، مشخص و برنامه ریزی کنید. از یک جدول نمودار تکنیک بررسی ارزیابی برنامه (PERT) یا ساختار شکست کار استفاده کنید. نمودارهای PERT در اصل در دهه 1950 توسط نیروی دریایی ایالت متحده ساخته شدند تا پروژه های بزرگ را انجام دهند. فرمت نمودار ساختار شکست کار بدین صورت است که یک بررسی سطح بالا از کارهای پروژه و گزینه های قابل تحویل فراهم می کند.

یک مقدار مجاز اسکوپ کریپ مشخص کنید. برای افزوده شدن چند کار برنامه ریزی کنید و آنها را در بودجه و جدول زمانی خود وارد کنید. با این وجود خیلی دقت داشته باشید، چرا که اغلب یک کلکسیون از درخواست های کوچک مشتری های طراحی وب هستند که به پروژه افزوده خواهند شد.

اسکوپ کریپ یا فرصت کسب و کاری؟

اسکوپ کریپ همیشه یک چیز بد نیست. بزرگ کردن حیطه کاری به معنی کار بیشتر است، اما شاید به معنی فرصت کسب و کاری بیشتر نیز باشد. تکرار می کنم که با مشتری خود به طور شفاف ارتباط برقرار کنید. اجازه دهید بدانند که آیا می توانید درخواست های آنها را تطبیق دهید یا خیر. باید به آنها بگویید که برآورده کردن درخواست های آنها چطور بر بودجه و ضرب العجل پروژه تاثیر می گذارد.

به مشتری می توانید چنین جمله ای بگویید: «به نظر جالب میاد. دوست دارم کمک کنم. حالا اگه جزئیات بیشتری به من بدهید، خوشحال میشم تا اصلاحیه های لازم را روی بودجه و زمان تکمیل پروژه انجام بدم.» مخصوصا اگر یک مغازه طراحی کوچک دارید، تاثیراتی که این کار جدید بر مشتری ها و پروژه های شما خواهد داشت را نادیده نگیرید.

نتیجه گیری

زمانی برای ارزیابی پروژه طراحی قبلی خود بگذارید. آیا مشتری شما درخواست هایی داشت که شما توانستید به سادگی به عنوان بخشی از قرارداد اصلی انجام دهید؟ اگر این چنین است، این کار چه تاثیراتی بر روی منفعت و ضرب الاجل پروژه شما گذاشت؟ همین که با شناسایی سناریوهای اسکوپ کریپ نوعی آشنا شوید، بهتر می توانید آنها را مدیریت کنید، آنها را به فرصت های کسب و کاری تبدیل کنید یا در کل از آنها اجتناب کنید.