شیوع کرونا منجر به یک آزمایش جهانی در زمینه دورکاری شد و باعث شد که افراد زیادی علاقه مند به کار کردن از راه دور شوند. دلیل این موضوع آن است که امروزه تقریبا اکثر کارمندان خانه نشین شده اند و در صورتی که فعالیت های خود را به صورت دورکاری انجام ندهند هم شرکت و هم خود آنها متضرر خواهند شد. حال سوالی که در این جا وجود دارد این است که آیا بعد از بازگشت شرایط به حالت قبل آیا همه افراد به سر کار خود باز خواهند گشت یا فعالیت به صورت از راه دور ادامه پیدا خواهد کرد؟

دورکاری در شرایط امروزی

دورکاری در گذشته تنها محدود به تماس های تلفنی بود اما امروزه به دلیل وجود ابزارهای ارتباطی و دیجیتالی متعددی که در اختیار کارمندان قرار دارد فعالیت در خارج از دفتر کار بسیار ساده تر شده است و در نتیجه فعالیت از راه دور نیز در حال گسترش است. این روند در سال های اخیر سرعت بیشتری پیدا کرده است چرا که ابزارهای جدیدی که در زمینه چت گروهی فعالیت دارند و به صورت خاص برای کسب و کارها طراحی شده اند در حال گسترش می باشند که از جمله این ابزارها می توان به slack اشاره کرد. علاوه بر این شما می توانید از سایر ابزارهای کنفرانس های ویدئویی که کاربر پسندتر و قابل اعتمادتر می باشند نیز استفاده کنید. بنابراین با ارتباط بهتر میان همکاران شما می توانید بدون آن که در دفتر خود حضور داشته باشید با سایر همکاران خود از راه دور همکاری کنید و نتایج مطلوبی را نیز دریافت خواهید کرد.

تغییر وضعیت به دورکاری با انتشار ویروس کرونا

شیوع ویروس کرونا در چند هفته اخیر وضعیت را به طور چشمگیری تغییر داده است چرا که امروزه به بسیاری از کارمندان دنیا گفته شده است که می توانند فعالیت ها و وظایف خود را از داخل خانه انجام دهند. این موضوع روند حال حاضر شرکت ها را تغییر داده است و حتی می توان گفت سرعت انجام کارها را نیز تسریع کرده است چرا که مشاغل مختلف می توانند کارهای خود را از راه دور و با استفاده از نیروهای دورکاری در مقیاس وسیع تری انجام دهند.

Chris Rowley دکترای نیروی انسانی در دانشگاه کاس لندن در این باره می گوید: " تصمیماتی که می توانستند مدت زمانی بسیار طولانی بعد از بحث ها و گفتگوهای زیاد گرفته شوند و بعد از آن به آنها عمل شود امروزه از طریق دورکاری خیلی سریع و در یک بازه زمانی چند روزه مورد بحث قرار گرفته و از آنها نتیجه گیری می شود. به عنوان مثال کلاس های آنلاین در شرایط امروزی زمان کمتری از دانشجویان گرفته و علاوه بر این مطالب بیشتری نیز در این کلاس ها به آنها آموزش داده می شود.

بازگشت به شرایط عادی ممکن است؟

پس اعمال سیاست های مربوط به دورکاری برگشت از این روند انجام کارها می تواند کمی سخت باشد. Rowley می گوید این تغییرات می تواند باعث شود تا کارمندان علاقه کمتری به بازگشت به شرایط قبلی را داشته باشند. در واقع می توان گفت برخی از این اقدامات اضطراری که به دلیل ویروس کرونا انجام شده است ممکن است تبدیل به بخشی از زندگی سازمانی بسیاری از کارمندان شود.

نکاتی بسیار مهم برای دوکاری

همه کارمندان اقدام به انجام کارهای خود از راه دور نیستند و برای انجام کارها حتما باید در محل کار خود حضور داشته باشند اما با این حال برای افرادی که این توانایی را دارند دورکاری می تواند مزایای بسیار زیادی را برای کارمندان و همینطور کارفرمایان داشته باشند. فعالیت از راه دور شامل انعطاف پذیری بیشتر، کاهش رفت و آمد، حفظ بهتر کارمندان و حتی افزایش بهره وری می باشد.

اگرچه کار کردن از راه دور برای همه افراد مناسب نیست( دوری از همکاران می تواند یک مشکل اساسی برای برخی از کارمندان باشد) ولی با این حال افراد زیادی نیز از آن استقبال کردند. نظرسنجی از یکی از سایت های شغل یابی نشان داد که 67 درصد از کارمندان ادعا داشتند که از تصمیم کارفرمایانشان برای اجباری کردن دورکاری برای کارمندان شرکت به دلیل شیوع ویروس کرونا حمایت می کنند.

برخی از شرکت ها تجربه گسترده ای را برای کار کردن از راه دور کارمندان خود دارند. شرکت نرم افزاری Zapier امروزه بیش از 300 کارمند دارد که از 27 کشور مختلف در دنیا به صورت دورکاری در این شرکت فعالیت می کنند.

Wade Foster مدیرعامل شرکت Zapier می گوید: Zapier از شروع فعالیت خود به صورت کاملا دورکاری فعالیت می کند. فعالیت از راه دور نه تنها امکان دستیابی به استعدادهای برتر دنیا در سراسر جهان را برای شما فراهم می کند بلکه باعث صرفه جویی از هزینه هایی مانند اجاره و یا خرید فضای اداری و جلوگیری از تلف شدن وقت کارمندان نیز می شود چرا که کارمندان مجبور نیستند روزانه زمان زیادی را در ترافیک بگذرانند. علاوه بر این سایر هزینه های شرکت نیز به میزان زیادی کاهش پیدا خواهد کرد.

کاهش هزینه های اداری با فعالیت از راه دور

Angela Ashenden تحلیلگر اصلی شرکت CCS Insight می گوید کاهش در هزینه های اداری شرکت ها می تواند یکی از اصلی ترین دلایلی باشد که شرکت ها را علاقه مند به دورکاری کند. او همچنین ادامه می دهد: " احتمال بسیار بالایی وجود دارد که بسیاری از شرکت ها از این فرصت به وجود آمده استفاده کنند و با ادامه فعالیت های خود به صورت دورکاری هزینه های اداری خود را کاهش داده و پشتیبانی بهتری را برای فعالیت از راه دور داشته باشند.

در واقع 74 درصد از CFO یا همان مدیران امور مالی که در یک نظرسنجی در سی مارس در Gartner شرکت کردند اظهار داشتند که حداقل 5 درصد از کارمندان خود را به صورت دائمی به سمت دورکاری هدایت کنند.

نکاتی مهم درباره فعالیت از راه دور کارمندان

Angela Ashenden می گوید احتمال دارد که کارکنان به صورت تدریجی به مشاغل خود باز گردند که این کار به صورت دوره ای انجام می شود. یعنی در این روش برخی از کارمندان به صورت نامنظم به سر کار خود باز می گردند در حالی که سایر کارمندان به دلیل فاصله ای که با محل کار خود دارند فعالیت خود را به صورت دورکاری انجام می دهند. این موضوع نشان دهنده آن است که ما شاهد رشدی در کار کردن از راه دور شرکت ها هستیم و این موضوع می تواند بسیار خوشحال کننده باشد. این موضوع رفته رفته برای کسب و کارها عادی تر خواهد شد و با این کار آنها متوجه خواهند شد که دفاتر آنها خیلی بزرگ نیست و باید به دنبال کاهش هزینه های خود با این روش باشند.

نظر مثبت مردم به دورکاری

در حال حاضر تغییرات زیادی در نحوه کارکرد مردم به صورت دورکاری صورت گرفته است. یک بررسی که توسط FlexJobs از میان 7300 کارمند آمریکایی در سال 2019 صورت گرفته است نشان می دهد که 76 درصد از افراد موافق هستند که به صورت کامل اقدام به دوکاری کنند، 72 درصد می گویند که در برابر این موضوع انعطاف پذیر هستند و هم می توانند به صورت دورکاری فعالیت کنند و هم سر کار بروند. 46 درصد موافق بودند که به صورت پاره وقت به سر کار بروند و سایر اوقات را در خانه کار کنند و 43 درصد نیز به عنوان یک راهکار جایگزین به دورکاری نگاه می کردند.

رولی در این زمینه می گوید: " با گسترش این روش احتمالا در آینده ای نزدیک این مدل کار کردن بسیار بیشتر می شود. البته برخی از مشاغل به وضوح اعلام کرده اند که با این مدل مشکلی ندارند و آن را ادامه خواهند داد.

فعالیت از راه دور در قالب یک تیم

شرکت هایی که مزایای دورکاری را در طول بحران فعلی متوجه شده اند احتمالا به صورت طولانی مدت آن را ادامه خواهند داد حتی اگر این شرایط بهتر شود. Foster از شرکت Zapier می گوید: " این سازمان ها به احتمال زیاد استراتژی بسیار خوبی برای دورکاری کارمندان خود دارند و همچنین ابزارهای مناسبی را نیز برای همکاری میان توسعه دهندگان و همکاران خود فراهم می کنند که همین موضوع باعث می شود تا فرایند فعالیت از راه دور برای این شرکت ها فوق العاده مفید باشد.

او می گوید: " از آن جایی که بحران کرونا امروزه همه گیر شده است من کاملا خوشبین هستم که بسیاری از شرکت های دنیا به این سمت حرکت کنند. شرکت هایی که دارای سیستم های ارتباطی خوبی هستند و از قبل عادت داشتند که از ابزارهای چت، به اشتراک گذاری مستندات و برگزاری ویدئو کنفرانس ها استفاده کنند احتمالا خیلی سریع از مزایای این روش بهره مند می شوند و در آینده ای نه چندان دور نیز این روش را به عنوان روش اصلی فعالیت در شرکت خود انتخاب خواهند کرد."

چه بر سر سایر شرکت ها می آید؟

فاستر ادامه می دهد: " شرکت هایی که که از سیستم کارآمد برای ارتباط بهتر میان کارمندان خود برخوردار نیستند در حال حاضر در تلاش هستند تا این سیستم ها را تهیه کنند. آنها این شرایط جهانی را به سختی می گذرانند و احتمالا وارد شرایطی شده اند که هیچ ساختاری ندارد و با مشکلات زیادی در آن رو به رو هستند."

او ادامه می دهد در این موارد معمولا نوع مدیریت غلط، فرهنگ نادرست و عدم وجود ابزارهای مناسب می تواند تجربه ای بسیار بد را برای دورکاری شرکت ها در بر داشته باشد. او می گوید نگرانی اصلی من این است که برخی از این شرکت ها ادعا می کنند که دورکاری نمی تواند گزینه مناسبی برای هیچ شرکتی باشد.

دورکاری چه مزایا و معایبی دارد؟

Ashenden از شرکت CCS Insight می گوید: " موارد مختلفی وجود دارد که می توانیم به عنوان مزایا و معایب دورکاری بیان کنیم ولی تمامی این موارد بستگی به این دارند که مشاغل و کسب و کارها قبل از شیوع کرونا چه شرایطی را برای فعالیت از راه دور خود فراهم کرده اند. برای شرکت هایی که از قبل هیچ گونه پشتیبانی از فعالیت های از راه دور نداشتند به نظر می رسد این تغییرات و شرایط فعلی مشکلات بسیار زیادی را ایجاد کرده است.

دقت داشته باشید علیرغم تمامی مزایایی که دورکاری دارد و در حال حاضر نیز باعث می شود تا کارمندان ارتباط مستقیم با یکدیگر نداشته باشند ولی خب نمی توان گفت شرایط فعلی به خوبی مزیت های دورکاری و فعالیت از راه دور کارکنان را نشان می دهد. پهنای باند اینترنت می تواند یکی از مهمترین مشکلاتی باشد که کارکنان با آن درگیر خواهند بود. با این حال نمی توان از افزایش بهره وری کارمندان که به عنوان یکی از مهمترین مزیت های این روش شناخته می شود چشم پوشید. بدون شک در این شرایط بد ماندن در کنار اعضای خانواده می تواند به میزان بسیار زیادی در روحیه کارمندان شرکت تاثیر گذار باشد.

شرایط فعلی یک شرایط فاجعه آمیز برای کسب و کارها است

در یکی از گزارش های تخصصی که توسط Nicholas Bloom نوشته شده است آمده است که شرایط امروزی یک شرایط فاجعه آمیز برای کسب و کارها به شمار می آید.

با این وجود سازمان هایی که دارای استراتژی های دورکاری بودند امروزه مزایای بسیار زیادی را بدست آورده اند و به تبع آن در صورتی که این مزایا بیشتر و بهتر از چالش هایی باشند که سازمان ها در زمان کار کردن از راه دور با آنها درگیر بوده اند بدون شک این روند را ادامه خواهند داد.

آن دسته از مشاغلی که قبل از دوران شیوع ویروس کرونا به صورت دورکاری فعالیت های خود را انجام می دادند در صورتی که بتوانند پشتیبانی قوی تری را برای کسب و کار خود فراهم کنند می توانند به راحتی این روند را حتی بعد از دوران کرونا نیز ادامه دهند. دقت داشته باشید که این دسته از کسب و کارها احتمالا کمترین ضرر را از شرایط امروزی داشته اند.

دورکاری به چه شکل انجام می شود؟

تغییر شیوه کار می تواند برای تمامی شرکت ها یک چالش بسیار بزرگ باشد که در این شرایط مجبور هستند با آن کنار بیایند.

به صورت کلی استراتژی های دورکاری دارای دو جنبه اساسی می باشند: فناوری های مورد نیاز و مهمترین جنبه آماده کردن کارمندان برای انجام فعالیت ها به صورت دورکاری .

Pierce در این زمینه می گوید سوال اساسی برای شرکت ها این است که دورکاری در عمل به چه شکل است و با استفاده از سیاست های فعالیت از راه دور چگونه می توان برخی از مشکلات خاص برای کسب و کارها را حل کرد. با پاسخ دادن به این سوالات می توان به میزان زیادی نیازهای کارکنان و مدیران را رفع کرد.

عکس 12

آمادگی شغل و کارمندان برای فعالیت از راه دور

Pierce می گوید شما باید مطمئن شوید که فعالیت ها و وظایف و هم کارمندان آماده هستند تا بتوانید شرایط خوبی را برای دورکاری فراهم کنید. کارمندان باید بتوانند به خوبی ارتباط برقرار کنند و ابزارهای مناسبی را در اختیار داشته باشند.

او همچنین ادامه می دهد این نکته بسیار مهم است که مطمئن شویم مدیران نیاز خاصی ندارند و ابزارها و آموزش های لازم نیز در اختیار آنها قرار دارد تا آنها بتوانند به خوبی عملکرد کارمندان خود را مدیریت کنند.

عکس 13

بهره مندی کارکنان از تجهیزات مناسب

یکی دیگر از فاکتورهایی که برای دورکاری باید در نظر گرفته شود این است که کارکنان از تجهیزات مناسبی برخوردار باشند. J.P. Gownder می گوید: " شرکت هایی که کارمندان باسوادی دارند باید بتوانند به راحتی شرایط خوبی را برای دورکاری و فعالیت در خانه ایجاد کنند. این شرکت ها باید نرم افزارهایی مانند slack یا Microsoft Teams و همینطور ابزارهای ارتباط ویدئویی مانند اسکایپ و Zoom را در اختیار کارمندان خود قرار دهند و امنیت مناسبی را نیز برای برقراری ارتباط میان آنها برقرار کنند.

Julien Codorniou یکی از معاونین فیسبوک می گوید: " این ابزارها باید برای کارمندان آشنا باشند و استفاده از آنها با استفاده از موبایل نیز ساده باشد."

با پیشرفت ابزارهای ارتباطی کارمندان باید بتوانند به بهترین شکل ممکن با یکدیگر در ارتباط باشند و فعالیت های خود را از راه دور انجام دهند.

تهیه لپتاپ در صورت نیاز و سایر تجهیزات سخت افزاری برای کارمندان نیز از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد. علاوه بر این شبکه های خصوصی مجازی ( یا همان VPN) ها نیز در صورت نیاز برای دسترسی امن به داده ها باید برای کارمندان فراهم شود.

عکس 14

یک نکته مهم که شرکت ها برای دورکاری باید بدانند

شرکت ها باید از لحاظ تکنولوژی شرکت ها باید به فکر ابزارهایی راهبردی باشند که کارمندان آنها بتوانند به راحتی از راه دور فعالیت های خود را انجام دهند.( به عنوان مثال لپتاپ و سایر تجهیزات سخت افزاری را برای آنها تهیه کنند). علاوه بر این سایر ابزارهای نرم افزاری که تهیه می کنند نیز باید مبتنی بر کلود باشد تا از هر نقطه ای بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد. علاوه بر این کارمندان باید اطمینان قابل قبولی به این ابزارها داشته باشند و شرکت ها نیز باید پشتیبانی کاملی را نسبت به این ابزارها به کارمندان خود ارائه دهند.

Ashenden می گوید: کسب و کارها باید قوانینی را نیز برای کارمندان خود داشته باشند تا همکاری از راه دور به بهترین شکل ممکن انجام شود.

بعد از همه گیری کرونا ابزارهای دورکاری یک سرمایه گذاری بسیار ضروری برای کسب و کارها و شرکت ها به شمار می آیند، کسب و کارها احتمالا در آینده ای نزدیک از مزیت های این ابزارها مطلع خواهند شد. علاوه بر این همه گیری ویروس کرونا فرصت فوق العاده ای برای سازمان ها است تا زیرساخت های خود را مدرن سازی کنند و شرایط بهتری را برای کارمندان به وجود بیاورند.

عکس 15

برای کنفرانس ها و جلسات از واقعیت مجازی استفاده کنید

مشاغلی که به تازگی شروع به سازگاری با فعالیت از راه دور و دورکاری کرده اند احتمالا در مقیاس بزرگتری درگیر ویروس کرونا شده اند. اگرچه امروزه ابزارهای ارتباطی زیادی برای همکاری وجود دارد اما شرکت های تکنولوژی و مربوط به فناوری اطلاعات باید به دنبال ساخت ابزارهای جدید و با قابلیت های بیشتر برای دورکاری باشند. ایجاد چنین محصولاتی می تواند به میزان زیادی در فرایند دورکاری شرکت ها تاثیر گذار باشد.

نوآوری در این زمینه ها می تواند برای شما بسیار کمک کننده باشد. امروزه ابزارهای ویدئویی پیشرفت چشمگیری داشته اند و به همین دلیل نیز بسیاری از کسب و کارها به صورت گسترده ای از آنها استفاده می کنند.

در این مسیر واقعیت مجازی نیز می تواند به شما کمک شایانی کند و اهداف تجاری شما را محقق سازد.

عکس 16

صحبت پایانی

بعد از کنگره جهانی موبایل بارسلونا که در ماه فوریه برگزار شد بسیاری از کنفرانس های بزرگ فناوری که در دنیا برگزار می شدند به سمت برگزاری آنلاین در حال حرکت هستند. شاید برای شما جالب باشد که بدانید حتی شرکت HTC نیز کنفرانس اخیر خود را با استفاده واقعیت مجازی برگزار کرد و این کنفرانس را با موفقیت به اتمام رساند.

اگرچه جایگزین کردن کنفرانس های حضوری با کنفرانس های آنلاین می تواند مشکلات زیادی را به همراه داشته باشد، به عنوان مثال بی کیفیت بودن صدا و یا تصویر و یا کندی سرعت اینترنت می توانند از جمله این مشکلات باشند ولی با این حال استفاده از واقعیت مجازی تجربه ای بی نظیر است که بدون شک بسیاری از افراد علاقه مند هستند تا آن را در قرار ملاقات های خود تجربه کنند.

امروزه رویدادهای آنلاین در دورکاری از اهمیت زیادی برخوردار هستند و با این که کیفیت خیلی بالایی ندارند ولی تقریبا جایگزین مناسبی برای قرار ملاقات های حضوری هستند و می توان گفت از هیچ چیز بهتر هستند. با این حال امیدواریم در آینده ای نزدیک ابزارهای ارتباطی از کیفیت بهتری برخوردار شوند و شرایط بهتری برای دورکاری فراهم شود.