صفحات گسترده مشکلات زیادی را برای کسب و کارها و سازمان ها به وجود می آورند، در این مطلب درباره مشکلات صفحات گسترده صحبت خواهیم کرد.

صفحات گسترده (Spreadsheets) ابزارهای چند منظوره و بسیار قدرتمندی هستند که توسط افراد تجاری، تحلیلگران، دانشمندان علم داده و ... برای جمع آوری، ادغام، پاکسازی، تجزیه و تحلیل و ارائه داده ها مورد استفاده قرار می گیرند. این ابزارها در دهه 1980 با Visicalc و  Lotus 1-2-3 محبوب شدند تا زمانی که شرکت مایکروسافت اپلیکیشن Excel خود را در دهه 1990 راه اندازی کرد. امروزه Excel به عنوان یک پلتفرم پیشرو در حوزه صفحات گسترده باقی مانده و طرفداران زیادی را دارد. با این حال نباید فراموش کنید که این پلتفرم در حال حاضر رقبای قدرتمندی مانند Google Sheets و Zoho Sheet را دارا می باشد. ما در ادامه قصد داریم کمی بیشتر درباره تاثیر این صفحات گسترده روی کسب و کارهای مختلف صحبت کنیم و اطلاعات جامع و کاملی را در این خصوص در اختیار شما قرار دهیم.

استفاده از ابزارهای مناسب صفحات گسترده

به عنوان افرادی که در حوزه فناوری فعالیت دارید مهم است که ابزارهای مناسبی را برای کار کردن با این صفحات انتخاب کنید و البته نباید فراموش کنید که دلایل زیادی وجود دارد که مردم حداقل تا دهه آینده به استفاده از Spreadsheetها ادامه دهند. بدون شک این صفحات ابزارهایی همه کاره برای تجزیه و تحلیل، به اشتراک گذاری و ارائه داده های سبک هستند اما مفید بودن آنها با افزایش مجموعه داده ها، افزایش همکاری ها و جریان های کاری حیاتی تر در کسب و کارها و سازمان ها به میزان زیادی کاهش پیدا می کند.

در کتاب Driving Digital بسیاری از مسائل مختلفی که پیرامون این صفحات وجود دارند در مقایس بزرگ مورد بررسی قرار گرفته و خطرات آنها نیز به طور کامل توضیح داده شده است. گزارش های اخیری که در این زمینه دریافت شده است نشان می دهد که صفحات گسترده می توانند تلاش برای تبدیل شدن به یک سازمان مبتنی بر داده را به میزان زیادی تضعیف کرده و عملا باعث نابودی کسب و کار شما شوند.

بنابراین به عنوان متخصصان فناوری ما باید این مشکلات را به خوبی درک کنیم و راهکارهایی که برای آنها وجود دارد را شناسایی کرده و ذینفعان را برای تحولات آماده کنیم. در ادامه 5 دلیل مهم برای این که این صفحات می توانند یک کسب و کار را نابود کنند را توضیح خواهیم داد.

صفحات گسترده می توانند مشکلاتی در زمینه کیفیت داده ایجاد کنند

Justin Gage سرپرست انجمن Retool تشخیص داده است که افراد و تیم ها از صفحات گسترده برای ورود داده ها و عناصر موجود در گردش کار خود استفاده می کنند. اگرچه این صفحات دارای ابزارهای اعتبار سنجی داده ها می باشند ولی با این حال پرچم گذاری کاربران در مورد تاریخ ها، اعداد و دیگر انواع داده های ابتدایی تنها اصولی است که باید در این زمینه رعایت کنید. بسیاری از کاربران این ابزارها نمی دانند که چگونه باید از آنها استفاده کنند و همین عامل نیز باعث می شود تا شما در نهایت نام ها، آدرس ها، شماره تلفن ها و سایر اطلاعات ساده را در فرمت های مختلفی دریافت کنید.

مقیاس بندی داده ها در این صفحات

Gage در ادامه صحبت های خود می گوید مقیاس بندی اعتبار سنجی ورودی در صفحات گسترده می تواند مشکلات و چالش های جدی را به همراه داشته باشد. اگر نیازمند پیگیری داده ها، نمودار روندهای ساده یا ساخت ابزارهای اساسی هستید صفحات گسترده می توانند راه سریعی برای انجام این کار به شمار بیایند. با این حال باید دقت داشته باشید که آنها مقیاس بندی نمی شوند. همین عامل نیز باعث می شود تا زمانی که شما باید به اعتبار سنجی ورودی، کنترل دسترسی های کاربر یا هر چیز سفارشی سازی شده دیگری فکر کنید با مشکلات و چالش های جدی مواجه شوید.

spreadsheet های پیچیده اغلب مستعد خطا و ارور هستند

صفحات گسترده ابزارهای اصلی مورد استفاده در فرایندهای دستی هستند و به همین علت نیز خطاهای مختلف می تواند به وجود بیاید که این خطاها از فرایندهایی مانند سلول های کپی و پیست شده، اشتباهات در فرمول های استفاده شده در این صفحات، سطرها و ستون های اضافه شده و تعداد بیشماری از موارد دیگر به وجود می آیند. تمام این موارد می تواند منجر به تولید خطا و ارور شوند.

Scott Henderson مدیر فناوری شرکت Celigo در خصوص این موضوع می گوید: فرایندهای دستی مانند صفحات گسترده معمولی در بیشتر مواقع می توانند خطاهای پرهزینه ای را تولید کنند و همین مسئله نیز می تواند باعث کاهش بهره وری در هر بخش شود. خودکارسازی فرایندها در سراسر کسب و کار باعث صرفه جویی در زمان و منابع کسب و کار می شود و دیدی جامع برای تصمیم گیری بهتر را در اختیار شما قرار خواهد داد.

مشکل در این جا حتی می تواند بدتر شود چرا که فرمول های پیچیده، اسکریپت نویسی و سایر تکنیک های پیشرفته ای که روی این صفحات پیاده سازی می شوند به سختی قابل اشکال زدایی خواهند بود. Doug Fuehne معاون ارشد در شرکت PriceFX در خصوص این موضوع می گوید: با ایجاد دستی فرمول هایی که اغلب غیرقابل نفوذ هستند خطاهای رایجی را دریافت خواهید کرد که پیدا کردن و از بین بردن آنها در بیشتر مواقع کاری سخت و چالش برانگیز است.

نگهداری از صفحات گسترده یک کار زمانبر و با ریسک بالا است

علاوه بر نقص ها و مشکلات احتمالی که صفحات گسترده می توانند برای شما به وجود بیاورند که در بخش های قبلی درباره آنها صحبت کردیم باید بدانید که توسعه آنها نیز یک فرایند زمانبر است و نگهداری از آنها می تواند بسیار سخت و چالش برانگیز باشد. Luke Jacobs مدیرعامل و یکی از بنیانگذاران شرکت Encamp در خصوص این موضوع می گوید: استفاده از  spreadsheet ها یک فرایند خسته کننده و زمانبر است که فضای زیادی را برای اشتباه کردن ایجاد می کند. صفحات گسترده نه تنها احتمال خطای انسانی را به میزان زیادی افزایش می دهند بلکه نیازمند زمان زیادی برای ایجاد و توسعه هستند که این مسئله می تواند جلوی بسیاری از فعالیت های حیاتی کسب و کارها را بگیرد.

نکاتی درباره مشکلات ناشی از نگهداری  spreadsheetها

Ian White مدیرعامل و بنیانگذار شرکت ChartHop یک نکته بسیار جالب را در خصوص نگهداری از صفحات گسترده به اشتراک می گذارد که نگرانی های جدیدی را درباره خطاها، عملیات های دستی و مسائل احتمالی انطباق در زمان کار کردن با داده های موجود در این صفحات ایجاد می کند. او در خصوص این موضوع می گوید: spreadsheetها مدت هاست که تنها راه جمع آوری داده های کارکنان برای تیم ها منابع انسانی به شمار می آید. این مسئله منجر به اتلاف وقت بسیار زیادی در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف می شود بدون این که پاسخ مناسبی برای اساسی ترین سوالاتی که هر شرکت باید بتواند در مورد کارکنان خود به آنها پاسخ دهد ارائه کند.

این صفحات می توانند مانع از همکاری شده و باعث ایجاد توده ای از داده ها شوند

احتمالا اگر شما هم در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف فعالیت کرده باشید چندین بار شنیده اید که به شما گفته باشند: تنها صفحات گسترده را برای من ارسال کنید. با وجود این که امروزه کارمندان می توانند دسترسی به OneDrive یا Google Drive را به راحتی به اشتراک بگذارند با این حال ایمیل کردن داکیومنت ها هنوز هم اتفاق می افتد. همکاری چند نفر روی یک spreadsheet می تواند مشکلات زیادی را به وجود بیاورد. سوالات زیادی در زمان انجام این کار اتفاق می افتد که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

-          چه کسی داده ها را تغییر داد؟

-          این سطرها چگونه به صورت ناگهانی حذف شدند؟

-          چرا فرمولی که استفاده می کردیم تغییر پیدا کرد؟

زمانی که یک تیم از صفحه گسترده برای همکاری استفاده می کند و آن را جایگزین نرم افزارها یا ابزارهای دیگری که برای مدیریت گردش کار مورد استفاده قرار می گیرند می کند ردیابی تغییرات می تواند بسیار مشکل ساز و چالش برانگیز باشد.

عدم پشتیبانی از محیط های تیمی در صفحات گسترده

Fuehne در ادامه صحبت های خود درباره صفحات گسترده می گوید: این صفحات از محیط های تیمی که چندین نفر در آنها فعالیت دارند و به روزرسانی ها و تغییرات زیادی را روی داده ها اعمال می کنند پشتیبانی نمی کنند و معمولا مشکلات بسیار زیادی را در این زمینه به وجود می آورند. ترکیب این عوامل به این معناست که کسب و کارهایی که از این صفحات استفاده می کنند نه تنها با ریسک های درآمدی بلکه با هزینه های بالای عملیاتی نیز مواجه می شوند که یک چالش بسیار جدی برای آنها به شمار می آید.

احتمال افزایش توده ای از داده ها با استفاده از spreadsheet ها

یکی دیگر از مشکلات مهمی که استفاده از صفحات گسترده می تواند به همراه داشته باشد افزایش احتمال توده ای از داده ها است. زمانی که تحلیلگران به منابع داده متصل می شوند، اقدام به دانلود کردن داده ها کرده یا فرمول ها، محورها و سایر عملیات های مبتنی بر داده را انجام می دهند در واقع به طور موثر یک منبع داده ایزوله و مشتق شده می سازند. دقت داشته باشید که این کار بدون اقداماتی در راستای ثبت مراحل پردازش داده و متمرکز کردن داده های مشتق شده صورت می گیرد که بعید است دیگران در سازمان از این منبع داده اطلاع پیدا کنند. این چرخه می تواند تداوم داشته باشد و ضربه های جدی را به یک سازمان و کسب و کار وارد کند.

البته مشکلات شما زمانی جدی تر می شود که کارمندان spreadsheet ها را با مشتریان و شرکایی که به شبکه های شرکتی و سازمانی دسترسی ندارند نیز به اشتراک بگذارند. در بسیاری از مواقع این افراد فایل ها را از طریق ایمیل ارسال می کنند و همین عامل نیز باعث می شود تا محافظت از داده های حساس به یک کار بسیار سخت و چالش برانگیز تبدیل شود.

مجموعه داده های بزرگ اغلب عملکرد خوبی در spreadsheet ها ندارند

تا چند وقت پیش اکسل تنها از 65000 سطر پشتیبانی می کرد و زمانی که داده های شما افزایش پیدا می کرد امکان استفاده از آن برای شما وجود نداشت. شاید برای شما جالب باشد که بدانید حتی امروز هم مایکروسافت صفحات گسترده را با مواردی مانند 1 میلیون ردیف، 16000 ستون، سلول هایی با عرض سلول 255 کاراکتری و بسیاری از عوامل دیگر محدود می کند. بسیاری از تحلیلگران با مجموعه داده های بزرگ در حد گیگابایت یا ترابایت کار می کنند و همین عامل نیز باعث می شود تا امکان تجزیه و تحلیل آنها با استفاده از spreadsheetها وجود نداشته باشد. Fuehne درباره این موضوع می گوید: این یک نگرانی بزرگ برای بیشتر سازمان ها و کسب و کارها است چرا که این صفحات مقیاس پذیر نیستند. محاسبات پیچیده ای که به داده های بازار با حجم قابل توجهی از داده های تراکنشی متکی هستند دیر به روز می شوند و اغلب در صفحات گسترده با مشکلات زیادی در این خصوص مواجه می شویم.

نکات پایانی درباره مشکلات صفحات گسترده برای کسب و کارها

شاید برای شما جالب باشد که بدانید حتی مجموعه داده های با اندازه متوسط چالش مهم تری فراتر از مسائل عملکردی در صفحات گسترده ایجاد می کنند. با وجود ابزارهای بصری سازی داده و قابلیت های یادگیری ماشین موجود راهکارهای کارآمدتر و هوشمندتر برای تجزیه و تحلیل مجموعه داده های بزرگ وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید.

بنابراین اگر چه spreadsheetها همه کاره هستند و در موارد مختلف قابل استفاده می باشند ولی مدیریت داده ها، بصری سازی داده ها و بسیاری از موارد دیگر را برای کسب و کارها و سازمان های امروزی سخت تر کرده و حتی می توانند باعث نابودی یک کسب و کار شوند.